دليل مخاطر وحدة مراقبة الدوام : يجب أن يشمل تحديد المخاطر المحتملة مثل أخطاء النظام أو بيانات الدوام غير الدقيقة، ووضع إجراءات للتعامل معها كـتطبيق حلول تقنية موثوقة وإجراءات تحقق دورية لضمان دقة بيانات الحضور والانصراف وتفادي العقوبات أو التأثير السلبي على الموظفين والمؤسسة. 

أمثلة على المخاطر المحتملة في وحدة مراقبة الدوام:

• المخاطر التقنية:

  • أعطال الأنظمة: مثل تعطل نظام تسجيل الحضور أو نظام الحساب الآلي. 
  • ضعف أمن البيانات: خطر تسرب أو اختراق بيانات الموظفين الشخصية المتعلقة بالدوام. 
  • سوء الاستخدام: استخدام النظام بطرق غير مقصودة أو احتيالية من قبل الموظفين. 

• مخاطر البيانات:

  • عدم دقة البيانات: تسجيل أوقات حضور أو انصراف خاطئة نتيجة أخطاء بشرية أو تقنية. 
  • فقدان البيانات: فقدان سجلات الحضور والانصراف بسبب مشاكل تقنية أو غيرها. 

• المخاطر التشغيلية والإدارية:

  • تأخير أو أخطاء في إعداد التقارير: التأثير على عمليات الرواتب وإدارة الموارد البشرية. 
  • الاعتماد المفرط على نظام واحد: عدم وجود خطة بديلة في حال توقف النظام الرئيسي. 
  • عدم الالتزام باللوائح والقوانين: مثل قوانين العمل التي تنظم ساعات الدوام وتستدعي دقة بيانات. 

آلية التعامل مع المخاطر:

• التقييم المستمر للمخاطر: 

  تحديد أنواع التأثيرات السلبية التي يمكن أن تحدث. 

• تطوير وتنفيذ إجراءات وقائية:

  • تحسين الأنظمة الآلية: تفعيل أنظمة الرقابة والمتابعة بشكل فعال. 
  • وضع سياسات واضحة: توفير تعليمات دقيقة للموظفين حول كيفية استخدام نظام الدوام. 
  • إجراء فحوصات دورية للبيانات: التحقق من دقة البيانات بشكل منتظم للتأكد من صحتها. 
  • استخدام أدوات إدارة المخاطر: مثل سجل المخاطر لتوثيق المخاطر وتحليلها بشكل منهجي. 

• الاستجابة للطوارئ: 

  وضع خطط للطوارئ والتدخل السريع لمعالجة أي خلل في النظام. 

• الاستثمار في التكنولوجيا الموثوقة: 

  التأكد من استخدام أجهزة وبرامج موثوقة لتقليل احتمالية الأعطال.